Desenvolver Competências é uma atividade tão importante para o sucesso de uma empresa, ao ponto da ISO 9001:2015 ter um requisito específico para tratar do tema.

Ainda que competência e a gestão de pessoas andem juntos, o requisito 7.2 tem um foco mais aguçado na gestão das competências, embora as pessoas não sejam esquecidas ao longo do requisito. Sempre se lembre, pessoas vêm e vão em uma organização, com isso quando não levantamos e asseguramos as competências em nossos processos, estamos compactuando com o fracasso do nosso sistema.

A organização precisa assegurar que em todos os processos não haja falta de competências básicas para execução das tarefas e atividades organizacionais.

O que diz o requisito Competência?

O requisito da norma indica como uma empresa deve conduzir este assunto no seu SGQ. Porém, antes de irmos para a prática do requisito, analisaremos a importância que a ISO 9000:2015 dá a respeito do tema:

Competência – O SGQ é mais efetivo quando todos os funcionários entendem e aplicam as habilidades, treinamento, educação e experiência necessários para desempenhar suas funções e responsabilidades. É da responsabilidade da Alta Direção oferecer oportunidades para as pessoas desenvolverem essas competências necessárias.

Excelente! O principal destaque nesta explanação é a relação existente entre funcionários competentes e a efetividade do SGQ.

Dado a base da ISO 9000:2015, Como garantir que as pessoas da organização sejam competentes?

Existe uma sequência lógica no requisito. Primeiro precisamos determinar quais são as competências, somente após isto identificamos como podemos garanti-las.

A organização pode assegurar a competência de pessoas com base em três aspectos:

• Educação – uma formação escolar necessária;
• Treinamento – neste ponto pode ser tanto treinamento internos ou externos à organização;
• Experiência – expertise de uma pessoa que foi adquirida ao longo do tempo.

Aqui se tratam de três opções que podem ser utilizados para assegurar as competência necessárias. Por isso, podemos analisar as pessoas de nossa organização utilizando um ou mais destes critérios. O ideal é determinar as competências com base nos três aspectos apresentados.

Para atender o critério de Treinamento, a TREINISEG aplica uma metodologia onde os colaboradores têm a oportunidade de realizar seus estudos em uma plataforma intuitiva e fácil de usar, especialmente desenvolvida para treinamentos em segurança do trabalho, que cumpre integralmente todos os requisitos estabelecidos pelo Ministério do Trabalho (NR-1).

• Plataforma de aprendizado em alinhamento com as diretrizes do Ministério do Trabalho;
• Aprendizado conveniente através de videoaulas;
• Interação direta com instrutores qualificados para resolução de dúvidas;
• Acesso aos cursos 24 horas por dia;
• Cursos desenvolvidos por especialistas habilitados em segurança no trabalho;
• Metodologia de ensino para vivenciar a realidade do ambiente laboral;
• Certificados digitais disponíveis na plataforma;
• Liberação de acesso aos cursos por até 90 dias.

Quais as Ações para adquirir a competência necessária e avaliar a eficácia das ações tomadas?

Em complementariedade com a atividade de assegurar as competências, é preciso indicar ações para aquisição e desenvolvimento. Sem dúvida, o refinamento constante dos conhecimentos, habilidades e atitudes são fundamentais para garantir produtos e serviços conformes.

A principal falha de muitas empresas ocorre ao cobrar seu pessoal de algo que eles não possuem. Por esse motivo, empresas que querem se sobressair no mercado estão continuamente procurando formas de assegurar as competências necessárias para condução de seus processos.

Imagine que ao longo de anos uma empresa adota um certo treinamento interno anual para desenvolver os conhecimentos de boas práticas a fim de garantir a qualidade dos produtos no processo produtivo. Porém, ao longo do tempo os índices de retrabalho e de reclamações do cliente aumentaram consideravelmente. Para piorar, após uma análise crítica dos problemas, a conclusão principal foi que o gargalo não é decorrente de infraestrutura ou de maquinário, mas de falhas humanas. Logo, a conclusão é que os treinamentos não estão produzindo o efeito esperado no desenvolvimento das competências para execução daquele processo.

A importância de reter informação documentada

Este é um ponto onde as empresas costumam levar não conformidades em auditorias de certificação. Muitas vezes, os gestores esquecem de reter os registros que comprovam como as competências de cada colaborador.

Sendo assim, tenha cópias de certificados, diplomas, registros de treinamentos internos, provas e testes realizados internamente. Estes são a prova principal de que algo está sendo feito para o desenvolvimento das competências em sua organização.

Vamos para prática

Para atender este requisito e não levar nenhuma não conformidade na auditoria de certificação, existem alguns cuidados. A empresa poderá realizar uma descrição de cargos e com base nas competências levantadas para cada cargo e função. Para isto, a empresa deverá ter registros que comprovem que os funcionários atendem aos requisitos determinados.

Caso algum colaborador não tenha determinada competência requerida para a execução de sua função, a organização pode determinar um plano de ação para prover a aquisição.

Para auxiliar no levantamento e identificação das competências, uma vez que podem ser numerosas, podemos observar os papéis, responsabilidades e autoridades da organização. Desta forma é possível organizar uma descrição de cargos coerente com base nas informações de cada processo.

Agora existem empresas, que já fazem este trabalho muito bem. Através da utilização de softwares de gerenciamento de pessoas, fazem o levantamento das competências necessárias de cada cargo ou função e, consequentemente conseguem ter registros e evidências se os colaboradores atendem aos requisitos necessários de suas atribuições.

A TREINISEG pode auxiliar na Gestão dos Treinamentos da sua Empresa!

Através do portal de acompanhamento da TREINISEG, é possível verificar o andamento dos estudos dos alunos, com gestão centralizada em várias unidades, tornando o processo ainda mais eficiente. A gestão de treinamentos é feita com relatórios completos e de fácil visualização.

• Portal de Monitoramento de Aprendizagem: Acompanhe com facilidade o progresso dos estudos dos colaboradores, acessando todas as informações relevantes em um único local.
• Gestão Centralizada de Várias Unidades: Mantenha todas as suas unidades da empresa organizadas e controladas, com uma gestão eficiente e eficaz.
• Gerador de Matrículas: Crie matrículas para seus alunos de forma simples e rápida, garantindo que todos estejam devidamente registrados e acompanhados.
• Relatórios de Gestão de Treinamentos: Tenha acesso a informações valiosas sobre o desempenho dos colaboradores nos treinamentos, incluindo o progresso dos estudos e as notas das avaliações.
• Relatório Financeiro: Obtenha uma visão clara e precisa do seu financeiro, incluindo compras, pagamentos, vencimentos, notas fiscais e outras informações relevantes.
• Histórico de Orçamentos: Tenha sempre à mão informações sobre os orçamentos anteriores, facilitando a planejamento de futuras ações.
• Relatório de Desempenho de Colaboradores por Compra: Mantenha-se atualizado sobre o progresso dos estudos dos seus colaboradores, a partir do histórico de suas matrículas.
• Gestão de Práticas de Cursos Semipresenciais: A gestão das práticas dos cursos semipresenciais é feita de maneira eficiente e intuitiva através de uma ferramenta disponível na plataforma. Esta ferramenta permite a criação e agendamento de atividades práticas customizadas, que são conduzidas por profissionais capacitado da empresa contratante. Dessa forma, a qualidade do ensino é assegurada, já que a prática é personalizada com a realidade do ambiente de trabalho.
• Gestão de Certificados: A gestão de certificados permite gerenciar de maneira ágil e eficiente os certificados dos funcionários, verificando tanto sua validade quanto autenticidade. Desta forma, é possível manter um controle confiável dos documentos importantes de sua equipe.
• Gestão de Reciclagens: Organize as reciclagens de forma eficaz, acompanhando os cursos que já venceram ou estão prestes a vencer.
• Reativação de Cursos Expirados: Reative cursos que já expiraram, permitindo que seus alunos tenham a oportunidade de concluir sua formação.

Monitorar as competências é sinônimo de mapear riscos!

Olha a mentalidade de risco sendo citada na série ISO 9001 requisitos!

Através do levantamento das competências é possível verificar como está a distribuição do conhecimento em uma organização. Caso o conhecimento esteja em déficit em um determinado processo, isto representará um risco.

Por isso, a tarefa de determinar, assegurar, desenvolver e avaliar as competências é primordial para o SGQ. A falta de competências necessárias, com certeza, irão gerar produtos e serviços não conformes que influenciam na satisfação do cliente.

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